ورود به سایت

پروژه مستند سازي و بهبود فرآيندهاي كاري

مقدمه 

ساختار سازمان‌هاي دولتي ايران بر پايه فرمان و نظارت شكل گرفته است و بنيادي سلسله‌مراتبي دارد. در اين ساختار، سازماندهي و شكل‌گيري تشكيلات سازماني، وظيفه محوري است و درون‌گرايي و انعطاف‌ناپذيري از ويژگي‌هاي آن به شمار مي‌رود. اين ويژگي‌ها درست نقطه مقابل نيازهاي كسب وكار دنياي امروز، كه تغيير و دگرگوني، اساس آن ‌را تشكيل مي‌دهد مي‌باشد. لازمه كسب و كار امروزي، سيستم ها و روش هاي متناسب با نيازهاي دنياي امروز مي باشد. يكي از اين سيستم ها، سيستم مديريت كيفيت است كه بر حول محور فرآيندگرايي تاكيد دارد. فرآيندگرايي، سازمان را به درك بهتر و روشن تر از فرآيندهاي خود ترغيب مي نمايد. سازمان‌ها براي اينكه به طور اثر‌بخش فعاليت نمايند بايد تعداد زيادي از فرآيندهاي مرتبط به هم يا متعامل را شناسايي‌كرده و مديريت كنند. غالبا برونداد يك فرآيند، مستقيما درونداد فرآيند بعدي را تشكيل مي‌دهد. شناسايي و مديريت نظام‌يافته فرآيندهاي بكارگرفته‌شده در يك سازمان و بخصوص تعامل بين اين فرآيندها را «رويكرد فرآيندي» مي‌نامند. مهم‌ترين مزاياي حاصل از بكارگيري رويكرد فرآيندي را مي‌توان به شرح زير برشمرد:

  • كاهش مستمر هزينه‌ها و كوتاه‌تر شدن زمان چرخه‌هاي كاري به دليل استفاده مؤثر از منابع
  • بهبود مستمر فرآيندها بر پايه اندازه‌گيري هاي موضوعي
  • بهبود نتايج عمليات و سازگار و قابل پيش‌بيني‌شدن اين نتايج
  • امكان پرداختن به فرصت‌هاي متمركز و اولويت‌بندي شده براي انجام عمليات بهبود
  • تعريف نظام‌مند فعاليت‌هاي لازم براي حصول يك نتيجه مطلوب
  • تعيين شفاف و روشن مسئوليت‌ها و پاسخگويي براي اداره فعاليت‌هاي كليدي و مهم

هر سازمان بر اساس ماموريتي كه براي خود تعريف كرده است، داراي فرآيندهايي مي باشد. در ابتدا نياز است تا به شناخت هر چه بيشتر اين فرآيندها پرداخت؛ لذا در مرحله نخست پروژه، به مستندسازي فرآيندهاي موجود مي‌پردازيم. در مرحله بعد، با شناخت كامل از فرآيندهاي موجود، به بهبود اين فرآيندها مي پردازيم.

 

اهداف

  1. ايجاد بستر مناسب براي هماهنگي فرآيندها با ماموريت‌ها و اهداف بلند مدت و كوتاه ‌مدت جهاددانشگاهي
  2. ايجاد بستر و فرهنگ سازي در رابطه با كيفيت و سيستم هاي مديريتي در بين اعضا
  3. كاهش هزينه‌ها از طريق حذف فعاليت‌ها يا ضوابط زائد و غيركارامد و تسهيل و تسريع امور ( كاهش زمان‌هاي انتظار، كاهش دوباره‌كاري‌ها، كاهش اتلافات، حذف فعاليت‌هاي موازي و حذف فعاليت‌هاي غيرضروري )
  4. طراحي روش‌هاي جديد جهت انجام بهتر و سريع‌تر امور
  5. افزايش بهره‌وري از طريق افزايش اثربخشي و كارايي فعاليت‌ها و فرآيندها
  6. درك و برآورده ساختن نيازمندي‌هاي كليه طرفهاي ذينفع
  7. ايجاد زمينه‌اي براي دستيابي به اطلاعات باارزش براي تصميم‌گيري در بخش‌هاي مختلف سازمان
  8. بهبود كيفيت و ارتقاي ارائه خدمات
  9. ارتقا، رشد و توسعه منابع انساني جهاددانشگاهي
  10. به وجودآمدن نگرش فرآيندي، مشتري‌گرايي و كلان‌نگري در لايه‌هاي مختلف سازمان
  11. ايجاد فرهنگ، روحيه و تجربه كار تيمي و تصميم‌گيري گروهي
  12. زمينه‌سازي لازم و مناسب براي اجراي پروژه هاي تحول اداري
  13. ايجاد و بهينه سازي سيستم هاي اطلاعاتي و بستر سازي براي سيستم هاي مكانيزاسيون

 

مراحل انجام كار 

1. شناخت وضع موجود

   1.1. شناسايي فرآيندها

   1.2. احصاء روش اجرايي فرآيند

   1.3. تهيه دستورالعمل هاي لازم

   1.4. تهيه فرم هاي لازم

   1.5. توالي و تاثير متقابل اين فرآيندها

   1.6. تهيه شناسنامه فرآيند

2. تجزيه و تحليل فرآيند

   2.1. شناخت مشكلات فرآيند

   2.2. بررسی نقاط ضعف و قوت

   2.3. تعيين مطلوبيت هاي سازمان

   2.4. تعيين فرصت هاي بهبود

3. تهيه وضع پيشنهادي و راهكار اجرا

   3.1. تعیین راهکارهاي بهبود و اقدامات اصلاحی

   3.2. اولویت بندي راهکارها بر مبناي شاخص ها

   3.3. برنامه ریزي و پیش بینی منابع مورد نیاز جهت اجراي راهکارها

   3.4. اقدامات اصلاحی ( زمان، هزینه، منابع انسانی، اطلاعاتی، سخت افزاري، نرم افزاري )

   3.5. تهيه مستندات بر اساس راهكار بهبود و اقدامات اصلاحي انتخاب شده

4. اجراي راهكارهاي بهبود و اقدامات اصلاحي

   4.1. اجراي راهکارها

   4.2. کنترل و نظارت

   4.3. سنجش مجدد عملکردها

   4.4. بازنگريها و دوباره طراحی ها و برنامه ریزي ها

   4.5. اقدامات پیشگیرانه

 

 

جمعه, 26 آبان 1396

آمار بازديدكنندگان


امروز257
دیروز429
هفتگی3195
ماهیانه11766
کل598308
Joomla visitor tracking and live stats